Электронная записная книжка

Бесплатная программа для хранения адресов, контактной информации и всевозможных заметок с функцией напоминания о предстоящих событиях и запланированных делах.

Галерея скриншотов

Как говорилось в одном бородатом анекдоте: "Я зла не помню. Я его записываю!" :) Однако, немаловажным является и то, куда Вы всё это записываете. Если писать на всяких листочках и клочках бумаги, то в конечном итоге Вы с большой долей вероятности не сможете потом найти и половины своих записей!

Благо, сегодня существует множество всяких блокнотов и органайзеров. В них удобно вести и телефоную книгу с Важными для Вас контактами, и списки дел, и просто любые записи. Однако, некоторые всё равно забывают вовремя посмотреть в свою "шпаргалку" и в результате пропускают важные события, которые были запланированы ими же...

Поэтому для тех, кто страдает забывчивостью или просто хочет большего комфорта, создаются многочисленные программные электронные записные книги. Их основное преимущество в том, что они, в основной своей массе, имеют хорошие механизмы напоминания о введённых в базу данных событиях, а могут интегрироваться с другим офисным и Интернет-софтом.

Одной из таких электронных записных книг является программа нашей отечественной разработки под названием Exiland Assistant Free.

Сравнение органайзера Exiland Assistant Free с платной версией

Как видим, в сегодняшний наш обзор попала бесплатная версия программы. Она имеет несколько ограниченный функционал, по сравнению со старшими платными редакциями (Personal и Enterprise), однако, её возможностям могут позавидовать даже некоторые коммерческие проекты. Для полноты картины предлагаю рассмотреть отличия Exiland Assistant Free от самой старшей её версии Enterprise:

Из сравнения видно, что основной функционал бесплатного органайзера ничем не ограничен. Главными плюсами платной версии является возможность общего доступа к базе данных (размещается на сервере) с нескольких компьютеров, а также функция автоматизации почтовых рассылок по адресам в разделе "Контакты". Всё остальное не так уж и критично...

Установка и первый запуск органайзера

Приятным плюсом Exiland Assistant Free является то, что программа не требует установки в традиционном её смысле. Нам достаточно распаковать архив с программой в любое удобное место на жестком диске и можно её запускать. Однако, при первом запуске всё же есть некоторые нюансы, на которые следует обратить внимание.

Первым делом нам предложат ознакомиться с лицензионным соглашением и принять его, установив соответствующую галочку и нажав кнопку. После этого появится окошко с несколькими предварительными настройками:

Здесь мы можем создать ярлык программы на рабочем столе (активно по умолчанию) и/или активировать автозапуск записной книги. Также нас попросят проверить, верно ли было определено системное время, и при необходимости скорректировать его. Это требуется для корректной работы встроенной системы напоминаний.

После подтверждения настроек перед нами появится рабочее окно программы, а поверх него окошко с полезными советами по её использованию:

Советы реально полезные, поэтому рекомендую прочесть их все (всего 18 штук). А чтобы в дальнейшем они не появлялись при каждом запуске, снимите галочку в левом нижнем углу.

Однако, и это еще не всё :) После закрытия окошка советов появится ещё одно с рекламой платных версий Exiland Assistant:

Наличие рекламы немного огорчает, но автор программы уверяет, что она появляется не всё время, а только раз в 15 дней. К тому же её легко закрыть, поэтому закрываем и приступаем к непосредственной работе.

Интерфейс программы

Рабочее пространство Exiland Assistant состоит из двух больших фреймов. В левом находится список функциональных разделов и групп с кнопками управления, а также поисковой строкой и небольшой информационной панелью. В правом же отображается вся информация выбранного подраздела с возможностью правки записей и выполнения иных действий:

Также в верхней части рабочего окна традиционно имеется строка меню. Отличительной особенностью этой строки в Exiland Assistant являются три дополнительные кнопки в правой её части. Эти кнопки позволяют свернуть окно программы в трей, заблокировать доступ к информации (если задан пароль) и открыть настройки.

Функционально программа разбита на 6 отдельных модулей, которые размещены в левом фрейме и имеют свои особенности и предназначение:

1. Контакты – модуль, совмещающий в себе возможности адресной и телефонной книги.
2. Организации – модуль, аналогичный предыдущему, но "заточенный" под ведение базы данных по различным предприятиям.
3. Задачи – раздел для составления списка дел без привязки к конкретным календарным датам.
4. Заметки – раздел для хранения любых текстовых записей.
5. Ссылки – модуль хранения ссылок на файлы (или папки) на ПК, людей (в разделе "Контакты"), записи (в разделе "Заметки") и различные Интернет-ресурсы.
6. События – планировщик дел с привязкой к календарю (поездки, праздники и т.п.).

Для того, чтобы пользователь быстрее смог освоиться в особенностях всех рассмотренных модулей, вместе с программой поставляется демонстрационная база данных. При работе с Exiland Assistant лучше создать новую базу ("Файл" – "Создать базу данных"), однако для первичного ознакомления будем опираться именно на неё.

Предлагаю рассмотреть работу с каждым разделом по порядку.

Работа с контактами

Первым активным по умолчанию разделом является модуль "Контакты». Здесь Вы можете хранить любую информацию о нужных Вам людях. Причём, имеется возможность создавать иерархические подгруппы в виде папок для более удобной сортировки контактов. Более того, чтобы добавить первую запись в этот и любой другой раздел, создать хотя бы одну группу Вам придётся.

Добавив группу при помощи соответствующей кнопки в левой верхней части, Вы сможете добавить в неё свой первый контакт при помощи кнопки "Создать запись" в верхней части правого фрейма:

В открывшемся окне правки контакта Вы сможете заполнить данные о ФИО, дате рождения, месте работы, образовании, контактных данных и т.п. Обратите внимание на то, что в нижней части карточки контакта имеется целый ряд вкладок.

По умолчанию активна первая из них – "Средства связи", однако, есть ещё шесть, которые позволяют не только вписать любую информацию, но и связать с человеком какие-либо события или ссылки на других людей! Последними функциями раздел контактов Exiland Assistant напоминает полноценные CRM, где так же есть возможности быстрого создания задания, связанного с человеком в базе данных.

Обязательных полей в окне создания контакта нет, поэтому Вы можете заполнять его, как Вам заблагорассудится. Однако, перед сохранением Вам потребуется зайти на вкладку "Группы" и указать, группу, к которой нужно отнести только что введённую информацию.

Раздел "Организации" очень похож на предыдущий раздел для хранения контактов. Единственное отличие – поля в карточке организации рассчитаны именно на указание фирмы с её названием, именами контактных лиц, телефонами, филиалами и т.п.:

Работа с разделом "Задачи"

Одним из самых полезных разделов Exiland Assistant является раздел "Задачи":

Данный модуль позволяет Вам записывать всё, что нужно сделать в ближайшем будущем и вовремя напоминать о поставленных задачах. Если посмотреть на список задач в демонстрационной базе данных, то мы увидим, что они могут быть зачёркнутыми (выполненные) или нет, а также отмеченными разными цветами:

• красным (просроченные);
• чёрным (неначатые);
• синим (выполняются в данный момент);
• зелёным (ожидают выполнения);
• серым (отложены).

Задаётся такая цветовая раскраска при выборе определённого пункта в выпадающем списке "Состояние" в окне редактирования задания:

Вообще же для создания задачи достаточно задать ей название и указать срок исполнения. Опционально указывается её важность, исполнитель и объёмы работы.

Если задача важна и Вы не хотите забыть о ней, настройте напоминание. Оно может появляться за определённый Вами срок до начала выполнения задания, либо в чётко указанное время.

По умолчанию напоминание даёт о себе знать звуковым сигналом и мигающим значком в трее. Однако, я бы советовал переключить тип оповещения на всплывающее окно, поскольку трей в новых Windows может сворачиваться так, что значка просто не будет видно!

При нажатии на всплывающем окне напоминания или значку в трее появится окошко с подробностями и дополнительными действиями. К последним относится возможность отложить напоминание на заданный период времени, завершение задачи и переход к редактированию задания:

Работа с "Заметками" и "Ссылками"

Следующим разделом программы является модуль "Заметки":

Как явствует из названия, сюда мы можем вносить любые текстовые записи. Причём при вставке из буфера обмена текста, который был скопирован с форматированием (например, из текстового документа Word или с веб-странички), форматирование сохраняется! Заметки с форматированием отмечаются в списке специальным значком в колонке "Формат".

Собственных инструментов форматирования в Exiland Assistant, увы, нет, зато есть функция быстрого поиска по тексту и распечатки заметки на принтере.

Собственно говоря, более ничем данный раздел не примечателен, поэтому перейдём к следующему – "Ссылки":

Данный модуль является довольно интересным и на нём стоит остановиться. Он позволяет хранить ссылки нескольких типов:

• обычные гиперссылки на Интернет-сайты;
• ссылки на файлы и папки на компьютере;
• ссылки на записи внутри базы данных (контакты, организации, заметки и т.п.).

При добавлении ссылки Вам нужно обязательно указать её тип и группу, в которой она будет храниться:

Опционально можно задать комментарий к ссылке и/или выделить её определённым цветом.

События

Последним функциональным разделом Exiland Assistant являются "События":

Отличие событий от рассмотренных выше "Задач" в программе довольно условно. Основным отличием я бы назвал чёткую привязку событий к определённым датам, тогда как задачи могут быть растянутыми во времени на несколько дней и не иметь ограниченных временем сроков выполнения. Ну и события, я бы сказал, по смыслу более глобальны нежели повседневные задачи :)

Итак, при добавлении события мы должны, помимо названия, обязательно указать его дату:

Дополнительно можно задать тип события, привязку к человеку или организации, которые есть в Вашей базе данных, а также активировать напоминание в день события или за несколько дней до него. Как и записи в остальных разделах, события можно снабдить ссылками и/или выделить нужным цветом.

Кстати, Exiland Assistant поддерживает не только одиночные события, но и повторяющиеся с определённой периодичностью. Так что Вы можете один раз записать в базу данных, например, дату Вашей свадьбы, и никогда о ней не забудете ;)

Дополнительные функции и настройки

Все основные разделы и функции программы мы с Вами рассмотрели, однако, без внимания остались некоторые нюансы, которые являются немаловажными. Основная масса мелких полезностей сосредоточена в меню "Сервис":

В этом меню стоит обратить внимание на пункты, которые позволяют показать ближайшие события, Корзину, защиту базы данных и, естественно, Настройки. По поводу защиты, думаю, ясно – Вы можете задать пароль на вход в программу и никто без него не сможет посмотреть информацию.

Корзина представляет собой аналог Корзины в Windows. Сюда попадают все удалённые Вами записи и отсюда же они могут быть при необходимости восстановлены! Ну а Настройки – это вообще широчайшее поле для экспериментов. Каждый сможет подстроить внешний вид и функционал Exiland Assistant под свои нужды.

Универсальных настроек не существует и каждому удобно по-своему, но я бы советовал обратить внимание на некоторые из них. На первой вкладке есть опция быстрого отображения/скрытия окна программы. По умолчанию для этого используются клавиши CTRL+Q, однако, данное сочетание может быть у Вас занято, поэтому его можно перенастроить. Здесь же можно включить интеграцию со Скайпом.

Обязательно загляните во вторую вкладку "Интерфейс". Здесь Вы сможете изменить скин программы на более современный, а также отключить видимость ненужных Вам разделов (например, "Организации" или "События"). Также советую зайти во вкладку "Задачи" и настроить стиль напоминаний. Остальное всё на Ваше усмотрение :)

Последнее, на что бы хотелось обратить Ваше внимание – меню "Закладки". Оно позволяет организовать быстрый доступ к наиболее часто посещаемым Вами группам в любом из разделов. Мелочь, а всё-таки удобная и приятная.

Достоинства и недостатки программы

Достоинства:

• не требует установки;
• не имеет функциональных ограничений на количество баз данных и их объёмы;
• имеет удобную систему напоминаний о событиях и задачах;
• позволяет хранить любую информацию (в т.ч. ссылки);
• имеет гибкую систему настроек внешнего вида.

Недостатки:

• периодически демонстрирует рекламу платных версий программы;
• не позволяет добавлять собственные разделы и редактировать поля карточек добавления записей;
• имеет незначительные ограничения экспорта/импорта данных.

Выводы

Если вы современный деловой человек и всюду носите с собой ноутбук, нетбук или хотя бы флешку, то Exiland Assistant сможет стать Вашим незаменимым помощником в организации всех дел. Программа не занимает много места, потребляет незначительное количество ресурсов, а, благодаря портативности, может быть запущена с флешки на любом компьютере с Windows.

Возможностей бесплатной версии программы с лихвой хватает для нужд персонального использования. Поэтому, если Вы ищете хороший софтовый органайзер для Windows, Exiland Assistant может стать отличным выбором!

P.S. Разрешается свободно копировать и цитировать данную статью при условии указания открытой активной ссылки на источник и сохранения авторства Руслана Тертышного.

P.P.S. Если Вы обладатель мощного современного компьютера, то Вам может понравиться следующая программа, представляющаяся на первый взгляд простым калькулятором, но имеющая огромный потенциал в качестве повседневного органайзера https://www.bestfree.ru/soft/office/organizer.php