О
П
Р
О
С



Онлайн офис

Офис онлайнОнлайн офис — комплекс программных и аппаратных средств, позволяющий реализовать аналог реального офиса при помощи сети Интернет. Такой виртуальный офис может использоваться для работы с документацией, реализации общих проектов и/или учёта деятельности реальной организации.

Особенностью онлайн офиса является то, что сотрудники и клиенты могут работать и общаться в нём в режиме онлайн без необходимости посещать реальный филиал компании. Преимущество такого офиса для руководителя в том, что нет необходимости арендовать реальный офис, а гибкая система планирования и отчётности позволяет всегда отслеживать эффективность деятельности работников.

Если Вы хотите узнать, как заполучить себе небольшой онлайн офис, да ещё и бесплатно, читайте статью ниже.

OnlyOffice.orgЗолотая медаль BestFREE.ru

Онлайн офис OnlyOffice.org
Язык:Русский
Обновлено:2015-07-22





OnlyOffice.org

Обзор сервиса предоставляющего бесплатный онлайн офис для небольшого предприятия или группы людей, которым часто требуется работать над совместными проектами через Интернет.

Случалось ли Вам когда-либо координировать действия людей через Интернет? Мне первый раз довелось столкнуться с этой задачей, когда я ещё вёл кружок веб-программирования в школе. Мои кружковцы разделились на пять групп по три человека и каждая группа создавала свой сайт. Моей же задачей была проверка хода выполнения работ и внесение нужных коррективов.

Ситуация осложнялась тем, что сайты создавались не онлайн, а в оффлайн-режиме на простом HTML. Соответственно, проверить всё я мог только, скачав все файлы себе на компьютер. Вначале для пересылки данных мы использовали простую электронную почту. Затем перешли к "облачным" хранилищам, типа Dropbox и Google.Drive. Однако, это всё равно было не совсем удобно...

Решение нашлось, как часто бывает, совершенно случайно. В процессе обычного Интернет-сёрфинга я наткнулся на платформу для организации онлайн-проектов под названием TeamLab. С её помощью можно было планировать проекты, объединять людей для работы над ними и гибко распределять задачи, отслеживая ход их выполнения.

Платформа была бесплатной и довольно удобной, но спустя пару лет, увы, прекратила своё существование. И вот совсем недавно нам на почту пришло письмо от одних разработчиков, которые предложили нам рассмотреть их бесплатную систему виртуального офиса. Этой системой оказался реинкарнированный TeamLab под маркой OnlyOffice!

Платные и бесплатные сервисы

Честно говоря, сразу мы с Русланом Богдановым подумали, что нам под видом бесплатного пытаются навязать очередной платный сервис. Вся причина, как выяснилось, была в том, что у сервиса есть два домена: платный OnlyOffice.COM (на котором также есть бесплатный ограниченный доступ, при условии размещения рекламного баннера на сайте) и полностью бесплатный OnlyOffice.ORG.

Естественно, что бесплатный сервис имеет свои ограничения, поэтому сразу приведу их полный список, чтобы Вы могли определить, подходит ли OnlyOffice для Ваших нужд:

  1. Максимальный объём онлайн файлохранилища – 2 ГБ.
  2. Нет возможности выбора места расположения дата-центра (может влиять на скорость доступа).
  3. Отсутствие возможности изменения доменного имени портала, логотипов и стандартных надписей.
  4. Отсутствие функции просмотра журнала аудита, журнала входов пользователей и последних изменений в документах.
  5. Нет возможности комментирования документов.
  6. Отключена функция мини-чата (при этом полный модуль чата есть и открывается в отдельном окне).
  7. Ограниченные функции восстановления портала и авторизации с помощью технологии единого входа.

Из реально важных ограничений стоит отметить лимит места под хранение файлов (однако, есть возможность подключить альтернативные "облачные" диски) и отсутствие возможности просмотра последних изменений в документах. В остальном же мы имеем вполне самодостаточную платформу для создания онлайн офиса небольшого предприятия.

Возможности OnlyOffice Free Cloud

Перед тем, как начать рассматривать каждый из модулей OnlyOffice, думаю, не лишним будет ознакомиться с возможностями сервиса.

  1. Создание и поддержка онлайн-проектов.
  2. Работа с электронной почтой.
  3. Работа с собственной CRM.
  4. Ведение блога и новостной RSS-ленты.
  5. Создание и правка онлайн документов в формате Microsoft Office (тексты, электронные таблицы и презентации).
  6. Общение с людьми в команде и клиентами при помощи чата, почты и системы комментариев.
  7. Планирование дел с получением уведомлений по e-mail при помощи электронного календаря.

Предисловие у нас получилось несколько затянутым, однако, без него, мне кажется, трудно было бы понять, с чем мы имеем дело и нужно ли это всё нам :) Если Вы дочитали до этого места и решили испробовать OnlyOffice, то далее Вас ждёт более подробный обзор всех функций сервиса.

Регистрация и вход

Для того чтобы получить в своё распоряжение бесплатный онлайн офис, нужно пройти процедуру регистрации на сервисе, нажав кнопку "Начать сейчас":

Стартовая страничка OnlyOffice

Откроется форма регистрации, где Вам нужно будет ввести свои имя и фамилию, реальный e-mail (на него придёт ссылка для подтверждения создания нового портала), а также желаемое название для своего онлайн офиса. Последнее будет одновременно и его адресом, который имеет вид: "заданное_Вами_имя.onlyoffice.org". Этот адрес нужно будет использовать для последующих входов в Ваш виртуальный офис:

Регистрация аккаунта

После ввода всех данных и нажатия кнопки завершения регистрации, Вас перенаправит на страницу, где Вы сможете задать пароль для входа в Ваш новый онлайн офис (сделайте это и можете закрывать текущую вкладку). Далее на почту придёт ссылка, по которой нужно будет перейти для активации Вашего аккаунта.

Если всё сделано верно, то Вы увидите следующего вида панель управления:

Панель управления

Из этой панели Вы можете активировать любой доступный модуль OnlyOffice и начать с ним работать. Основные модули включаются кликом по одной из кнопок на самой странице. Дополнительные можно запустить нажатием кнопок на ленте в правой верхней части. Кроме того, получить быстро перейти к любой из функций можно при помощи выпадающего меню справа от логотипа.

Чтобы Вам было понятнее, как работать с сервисами OnlyOffice предлагаю рассмотреть примерную последовательность действий над новым онлайн офисом.

Добавляем людей

Поскольку смысл создания виртуального офиса в том, чтобы максимально эффективно организовать и скоординировать деятельность группы людей, то логичнее всего будет начать работу именно с формирования базы сотрудников. Для этого нужно перейти в модуль "Люди".

При первой активации любого модуля Вам будут отображаться быстрые ссылки для выполнения типичный действий, а также подсказки. Для добавления первого сотрудника можете воспользоваться ими или закрыть все справочные окна и создать аккаунт нового пользователя вручную. Для этого можно воспользоваться кнопкой "Создать" или кнопкой с многоточием (правее):

Модуль Люди

Если использовать первую кнопку, то Вы сможете выбрать один из трёх вариантов: создание учётной записи пользователя (сотрудника), гостя (клиента или сотрудника с ограниченными правами) или группы с определёнными настройками, в которую можно быстро переместить любых пользователей.

Вторая кнопка позволяет осуществить массовое добавление пользователей (из аккаунтов Google, Yahoo или файла в формате CSV), а также сгенерировать пригласительную ссылку, по которой любой человек может перейти и самостоятельно зарегистрироваться на Вашем портале. Последняя возможность удобна для приглашения сотрудников по почте или клиентов с Вашего основного сайта.

После добавления пользователя Вы сможете настроить его аккаунт, задать права или заблокировать при помощи выпадающего меню, вызываемого кликом по кнопке со стрелкой вниз справа от имени пользователя в списке.

Добавив хотя бы одного сотрудника, Вы можете приступать к работе над свои первым проектом.

Создание и управление проектом

Основным модулем OnlyOffice является модуль "Проекты". При его активации Вам предложат сразу же создать свой первый проект:

Модуль Проекты

Первым шагом будет присвоение имени проекту и указание его менеджера (кому на почту будут приходить все уведомления касательно любых изменений). Дополнительно Вы можете задать команду людей, которые будут трудиться над конкретным проектом, задать для него теги быстрого поиска, указать статус и параметры отслеживания.

После нажатия кнопки "Сохранить" Вы перейдете в панель управления проектом и Вам предложат создать первую задачу:

Задачи проекта

При создании задачи Вам нужно описать её, указать сроки выполнения и ответственных за сдачу результатов в срок. Вторую и последующие задачи можно будет добавить при помощи знакомой уже нам кнопки "Создать".

Каждую задачу можно открыть для детального просмотра и доступа к различным действиям с ней:

Модуль Проекты

Здесь можно добавлять дополнительные подзадачи, выгружать и загружать требуемые файлы (все текстовые файлы автоматически конвертируются в формат DOCX для редактирования онлайн), указывать связанные задачи, а также оставлять комментарии. По завершении выполнения поставленных заданий задачу здесь же можно закрыть.

При сложном планировании удобно также пользоваться инструментом "Вехи", который служит для группирования задач по некоторым основным направлениям. Визуализировать же ход выполнения проекта можно при помощи функции "Диаграмма Ганта", которая представляет собой временную шкалу с отметками выполненных и невыполненных заданий.

Взаимоотношения с клиентами

Если Вы работаете в сфере предоставления услуг, то Вашему онлайн офису может понадобиться инструмент учёта взаимосвязей с клиентами. В OnlyOffice за это отвечает модуль "CRM".

При первом входе сюда Вам предложат создать свой первый контакт. Его добавление напоминает добавление сотрудника в модуле "Люди" и не составляет особого труда. После создания первого контакта Вы будете перенаправлены на страницу с его профилем.

Модуль CRM

Здесь у Вас будет возможность планировать задачи, возможные сделки и другие мероприятия по работе с клиентом, выставлять счета, принимать и отправлять документы, а также привязывать контакт к одному из созданных проектов. Кроме того, имеется функция создания произвольных текстовых заметок и просмотр их истории.

При необходимости Вы можете создавать не только клиентов в виде отдельных Персон, но и добавлять Компании с определёнными настройками, к которым клиентов можно будет быстро прикрепить.

Почтовый сервер

В любом офисе электронная почта является одним из самых востребованных инструментов. В OnlyOffice она тоже присутствует в виде модуля "Почтовый сервер" (или просто "Почта").

При первом входе в модуль мы увидим, что активных почтовых ящиков у нас нет. Зато предлагается либо создать почтовый аккаунт, либо привязать уже существующий:

Модуль Почта

Привязка существующей электронной почты заключается в том, что Вы указываете свой ранее созданный e-mail, а OnlyOffice выступает в качестве "облачного" почтового клиента, подключаясь к нему по одному из протоколов (POP3 или IMAP). Создание же учётной записи подразумевает регистрацию нового почтового ящика на домене сервиса с адресом типа: "заданное_имя_ящика@onlyomail.org".

Вариант с подключением внешнего почтового аккаунта удобен, если у Вас много корреспонденции с большими вложениями. В этом случае, вложения не будут расходовать место в хранилище Вашего виртуального офиса. Однако, если почты немного, то для простой переписки вполне можно воспользоваться и учётными записями почты самого сервиса.

Работа же с любой почтой в OnlyOffice практически ничем не отличается от работы с почтой на большинстве почтовых сервисов или программ-клиентов. Слева имеется ряд стандартных папок для входящей и исходящей корреспонденции, а также папки для удалённых писем и спама.

Создание письма происходит в привычном визуальном текстовом редакторе, поэтому тоже не должно вызвать каких-либо затруднений:

Создание письма

В настройках (доступны в левом меню внизу) Вы можете задать автоматическую подпись к создаваемым письмам, указать папку для хранения вложений, создать теги для быстрой отметки цветом разных пользователей и отредактировать права доступа к почтовому ящику.

Модуль "Сообщество"

Интересной особенностью OnlyOffice является модуль "Сообщество":

Модуль Сообщество

Этот модуль позволяет владельцу виртуального офиса реализовать собственный блог, в котором можно выкладывать какие-либо интересные статьи, сообщения для клиентов и сотрудников, делиться ссылками на нужные сайты или просто поздравлять с Днём Рождения зарегистрированных на портале пользователей :)

Добавление записи в блог

В принципе, суть добавления любой новости в данном модуле одинакова: в визуальном редакторе или в режиме "Источник" вводим информацию и сохраняем её. Дополнительно, как и в большинстве блогов имеется функция обрезки новости при помощи команды "OnlyOffice Cut".

Рубрикация же довольно условна. Однако, чтобы не было путаницы лучше соблюдать иерархию и публиковать материалы, согласно рубрикам модуля:

  1. В "Блогах" – общие новости и интересные материалы.
  2. В "Событиях" – информацию, касающуюся работы с проектами (новости, приказы, объявления и опросы).
  3. В "Закладках" – полезные ссылки на сторонние сайты.

Работа с документами

Последним из основных модулей OnlyOffice является "Документы":

Модуль Документы

Данный модуль, пожалуй, является одним из самых главных, поскольку позволяет работать с документами общепринятых форматов Microsoft Office (DOCX, XLSX и PPTX) прямо в браузере! Причём править и просматривать документ могут несколько человек сразу, а готовый файл можно скачать на любом этапе правки.

По умолчанию у нас имеются примеры трёх документов различных форматов (текст,таблица и презентация), однако, Вы можете создать и собственные файлы с нуля. Для этого в Вашем распоряжении имеются онлайн-редакторы, написанные при помощи инструмента Canvas, который появился в спецификации HTML5.

Стоит заметить, что текстовый и табличный процессор OnlyOffice смогут удовлетворить 90% пользователей. В них есть практически все инструменты, необходимые для создания качественных документов. Однако, редактор презентаций, на мой взгляд, имеет несколько серьёзных недостатков:

Создать презентацию онлайн

Во-первых, у Вас нет возможности вставки каких-либо медиафайлов (поэтому про видеофрагменты и звуки придётся забыть). Во-вторых, отсутствует возможность создания цепочек анимации фрагментов слайда. И, в-третьих, нет возможности создания активных элементов типа кнопок. Однако, если Вам не нужны всякие "красивости", то для создания простых статических презентаций сервиса OnlyOffice вполне хватит.

Напоследок стоит сказать, что в OnlyOffice Вы можете работать не только с документами, которые есть на Вашем портале, но и с файлами, размещёнными на сторонних "облачных" серверах. Для этого нужно добавить аккаунт Вашего файлохранилища при помощи соответствующей кнопки в нижней части бокового левого меню.

Дополнительные возможности

Кроме основных модулей, ссылки на которые находятся на главной странице Вашего портала, в OnlyOffice есть и ряд дополнительных, которые могут оказаться полезными. Получить к ним доступ можно из выпадающего меню справа от логотипа в шапке или же при помощи клика соответствующей кнопки в правой верхней части страницы.

Помимо "Почты", работу с которой мы уже рассматривали, здесь есть модули "Календарь", "Чат" и "Лента":

Модуль Календарь

Календарь представляет собой аналог календаря Google, знакомого всем пользователям ОС Android. В нём автоматически фиксируются все задачи по проектам, CRM, события в блогах и информация о Днях Рождения сотрудников и клиентов. Кроме того, Вы можете дополнительно создавать любые заметки простым кликом по нужной дате. Таким образом, "Календарь" OnlyOffice является удобным инструментом экспресс-просмотра актуальных событий.

Осталось рассмотреть модули чата и ленты новостей:

Модули Чат и Лента

Лента, по идеи, должна бы была отображать все новости и правки в модулях "Сообщество", "CRM", "Проекты" и "Документы". Однако, вместо этого содержит лишь ссылки на указанные модули. Возможно, это ещё одно ограничение бесплатной версии, а, возможно, ещё недоделанный функциональный блок...

Что же касается "Чата", то в нём всё понятно. Есть список пользователей онлайн и оффлайн, есть возможность создавать отдельные чаты-комнаты на несколько человек, а также осуществлять информационные рассылки. Из дополнительных удобств стоит отметить функции прямой передачи файлов, хранение истории переписки и наличие смайликов :)

Единственное неудобство, в бесплатной версии онлайн офиса нет функции миничата в текущем окне браузера и полновесный чат открывается в новом. Однако, на мой взгляд, это не такой уж и существенный недостаток. Главное, что всё работает :)

Выводы

Возможности бесплатного онлайн офиса от OnlyOffice довольно обширные. В первую очередь сервис подойдёт тем, кто хочет максимально эффективно организовать коллективную работу над проектами через Интернет. Однако, как мы могли убедиться, это далеко не единственный вариант использования виртуального офиса.

Вам, например, может потребоваться только модуль CRM для личной или корпоративной работы с клиентами. А, может, Вам нужен просто хороший онлайн текстовый редактор или инструмент работы с электронными таблицами. На крайний случай OnlyOffice можно использовать как сервис сбора и обработки почты с разных источников!

Ограничения в бесплатной версии довольно мягкие и минимально затрагивают функционал сервиса, поэтому OnlyOffice вполне можно использовать в качестве онлайн офиса даже в небольших организациях.

Кстати, если у Вашей компании есть собственный сервер (или возможность создать оный), то Вам может пригодиться еще один бесплатный инструмент от OnlyOffice в виде серверного решения, которое можно развернуть на базе Linux или Windows. В этом случае ограничения скорости и места отпадают автоматически (правда, появятся некоторые другие, которые описаны по вышеприведённой ссылке).

Словом, если Вы до сих пор пересылаете все документы своей организации только по почте или не можете найти инструмент для удобной работы над проектами, то OnlyOffice как раз тот сервис, который обязательно следует попробовать. Он, несомненно, позволит в разы оптимизировать рутинные задачи и позволит максимально упростить контроль над их выполнением.

P.S. Разрешается свободно копировать и цитировать данную статью при условии указания открытой активной ссылки на источник и сохранения авторства Руслана Тертышного.



Получать обновления:







Комментарии

Екатерина 2016-02-27 19:28:35
Здравствуйте! У меня и моего партнера есть интернет-магазин, но мы с партнером находимся в разных городах. Подойдет ли данный сервис, если нам необходимо только сверять товары (наличие/продано)? Может быть, есть какие-то другие сервисы, где можно создать базу товаров онлайн? Посоветуйте, пожалуйста!

Ответить
Руслан Тертышный 2016-02-27 20:28:54
Екатерина, для Ваших целей может подойти модуль OnlyOffice - CRM, однако, он ориентирован на более широкий круг задач, нежели просто база товаров.

Из альтернатив можете посмотреть:

http://litesystems.ru/ - полностью бесплатная CRM с неограниченным функционалом.

http://www.on-crm.ru/ - CRM с бесплатным тарифом на двоих пользователей и возможностью хранить до 10 МБ в виде файлов на выделенном сервере.

http://gencrm.ru/ - бесплатная CRM на одного пользователя (в принципе, можете использовать один аккаунт на двоих :))

Если брать более специфические сервисы, ориентированные именно на торговлю, советую обратить внимание на http://www.moysklad.ru/subscription/ В бесплатном тарифе на одного пользователя там можно создавать до 10000 товаров!

Если есть желание получить полнофункциональную систему учёта, то можно попробовать повозиться с программой Ананас: http://ananas.su/wiki/%D0%97%D0%B0%D0%B3%D0%BB%D0%B0%D0%B2%D0%BD%D0%B0%D1%8F_%D1%81%D1%82%D1%80%D0%B0 %D0%BD%D0%B8%D1%86%D0%B0

Ответить
Екатерина 2016-03-25 21:33:53
Спасибо большое! А почему с Ананасом нужно возиться?

Ответить
Руслан Тертышный 2016-03-25 21:41:59
Екатерина, пожалуйста :) Возиться, потому что Ананас - серверное решение, которое Вы должны разворачивать на собственном сервере, что требует определённых знаний и изучения мануалов.

Ответить

Страницы: [1]

Оставить комментарий


1 Все комментарии проверяются. Спам и некультурные высказывания будут удалены.
2 Задавать вопросы лучше на нашем форуме. Просто зарегистрируйтесь и создайте новую тему.

captcha
Обновить
Идёт загрузка...
* Поля, обязательные для заполнения

Наша рассылка:


Полезный совет:


  
Мы в Google+

Система проверки ошибок от Mistakes.ru